UCSC Silicon Valley
L'université apprend à rationaliser la production vidéo de cours en ligne
UCSC Silicon Valley
Sara Brylowski, gestionnaire d'actifs numériques à l'UCSC Silicon Valley, devait trouver une solution d'archivage pour UC Scout, une plateforme d'apprentissage en ligne. Leur serveur multimédia était proche de sa capacité et l'équipe de production vidéo de 22 personnes avait recours à une solution de sauvegarde NAS et infonuagique du fournisseur privilégié du service informatique qui ne répondait pas à ses besoins spécifiques.
En collaboration avec l'avocat de Cutting Edge, un intégrateur de systèmes multimédias, Brylowski a adopté un système de stockage multimédia Facilis pour faciliter le partage de fichiers et la collaboration. Elle a ensuite ajouté le logiciel de gestion des ressources multimédias CatDV pour l'organisation de contenu qui pourrait s'intégrer au stockage en nuage tiers. Après avoir comparé Backblaze B2 Cloud Storage et Amazon S3, Brylowski a choisi Backblaze B2 parce que cela a permis à son équipe de stocker plus dans les limites du budget.
La solution a donné des résultats rapidement. Les membres de l'équipe de production pourraient se concentrer pleinement sur la création de contenu sans se soucier des problèmes de stockage. Les récupérations et les restaurations, au besoin, sont devenues un jeu d'enfant. Pendant ce temps, le personnel informatique de l'UCSC a été libéré de la lutte contre les données vidéo difficiles. Et l'ensemble de la configuration a aidé Brylowski à maîtriser les coûts de stockage hors site d'UC Scout alors qu'elle planifie une croissance significative du contenu à l'avenir.
L'Université de Californie Santa Cruz Silicon Valley (UCSC) est un centre d'enseignement et de recherche multidisciplinaire comprenant des programmes de maîtrise, de l'apprentissage en ligne et un programme d'incubateur-accélérateur. Son programme UC Scout offre des cours et des programmes en ligne « approuvés A-G » aux élèves des collèges et des lycées du monde entier, dans le but de combler l'écart de réussite en préparant davantage de jeunes aux études postsecondaires.
Alors que des équipes de professionnels de la création de l'UCSC étaient occupées à créer des vidéos éducatives pour les élèves du secondaire, Sara Brylowski, gestionnaire des actifs numériques, gardait un œil sur leur utilisation des disques. Après avoir créé des milliers de vidéos pour 65 cours en ligne, Brylowski s'est rendu compte que son serveur multimédia atteignait rapidement sa capacité de 128 To. Brylowski savait qu'ils devaient archiver les données des projets achevés pour laisser de la place à de nouveaux projets, le plus tôt possible. Et elle voulait maximiser la valeur de leur stockage sur place. Sa mission était de créer un flux de travail créatif et de gérer les actifs, et non de gérer le matériel. Leurs archives devaient être dans le nuage.
Nous avions tous ces éditeurs travaillant à partir d'un serveur de fichiers traditionnel. Il n'était pas fiable et inefficace.
Sara Brylowski, gestionnaire d'actifs numériques, UCSC Silicon Valley
L'UCSC avait chargé Brylowski de créer un nouveau flux de production vidéo pour soutenir UC Scout, le programme d'apprentissage en ligne de l'Université de Californie qui donne aux élèves du secondaire l'accès aux cours avancés dont ils ont besoin pour être éligibles et compétitifs à l'université. Cela a offert à Brylowski une occasion unique de concevoir un flux de travail moderne de création de contenu sans les hypothèses et les exigences d'un système de production hérité.
Les équipes de production vidéo ne pouvaient pas attendre que toutes les pièces soient en place avant de commencer. Elles ont donc travaillé à partir d'un NAS et d'une sauvegarde infonuagique du fournisseur privilégié du département informatique de l'université. Brylowski voyait que ni l'une ni l'autre de ces solutions ne fonctionnaient bien.
Pour aider à concevoir un flux de travail plus efficace, Brylowski s'est tourné vers Cutting Edge, l'un des meilleurs intégrateurs de systèmes multimédias au pays spécialisé dans les solutions de stockage et de gestion des actifs. Cutting Edge a recommandé de remplacer le stockage existant de UCSC par une solution de stockage multimédia Facilis TerraBlock 128 To. Conçu spécifiquement pour le montage vidéo haute définition, le serveur multimédia Facilis permettrait aux trois équipes de monteurs, de producteurs, de graphistes et d'artistes d'animation — alors un total de 22 professionnels de la création — de partager des fichiers et de collaborer efficacement.
Une fois le serveur multimédia en place, Brylowski s'est concentré sur la recherche de la bonne solution de gestion des actifs multimédias (MAM) pour organiser sa bibliothèque diversifiée et croissante de ressources : vidéos tournées en studio, bobines B, images sous licence et audio provenant de sources multiples.
« Nous voulions spécifiquement quelque chose qui gérerait plus de types de médias qu'un DAM traditionnel », a-t-elle expliqué. La plupart d'entre eux sont conçus pour le marketing et non pour la production vidéo. » CatDV était un choix clair. « Il avait les caractéristiques dont nous avions besoin au meilleur prix. D'autres MAM ont plus de cloches et de sifflets, mais ils coûtent trois à quatre fois plus cher. »
Brylowski a mis en place trois buckets Backblaze B2 : un bucket de sauvegarde pour protéger les fichiers actifs, une archive pour stocker les ressources peu utilisées et une bibliothèque pour les masters des vidéos de cours terminées, puis a travaillé avec le CTO de Cutting Edge, Sig Knapstad, pour connecter les buckets à CatDV.
Cela signifiait que, après la mise en ligne d'un nouveau cours, ses fichiers de construction étaient catalogués dans CatDV, puis déplacés dans le bucket d'archives Backblaze. Les proxies ou les vignettes des ressources archivées apparaissaient toujours à côté des ressources en ligne dans l'interface CatDV, et la récupération était étonnamment rapide.
Jusqu'à ce qu'ils l'utilisent, les rédacteurs craignent qu'il faudra des heures pour extraire les ressources des archives. Mais cela ne prend qu'une minute », a expliqué Brylowski. Ils diront : 'Ugh, c'est hors ligne ! ' et je dirai : 'Attendez une seconde. ' Après une actualisation rapide, les ressources archivées sont de retour. Cela a été un grand soulagement pour eux, ils font beaucoup plus confiance au système.
Le passage à Backblaze B2 a également résolu leurs problèmes de sauvegarde. La sauvegarde en nuage standard de l'UCSC a été conçue pour les serveurs de fichiers traditionnels. Elle a donc tout sauvegardé, même les fichiers itératifs générés par des outils de production vidéo comme Adobe Premiere, After Effects, Autodesk Maya et Cinema 4D qui n'avaient pas besoin d'être sauvegardés.
Avec Backblaze B2, Brylowski pourrait spécifier de sauvegarder uniquement les volumes actuellement en production. Avant le début de la post-production, elle pouvait maintenant configurer une synchronisation dans SyncBackPro, afin de refléter la structure des dossiers du projet et les fichiers de travail en cours dans le bucket Backblaze B2. La structure de dossiers en miroir a simplifié la restauration des fichiers supprimés par inadvertance sur le serveur de médias.
« Nous pouvons examiner le projet exact dans notre bucket de sauvegarde Backup B2, trouver ce dont nous avons besoin et le retirer rapidement », a-t-elle déclaré.
Le déploiement de Backblaze a été incroyablement simple. La configuration de Cutting Edge s'est branchée à l'API et elle a fonctionné immédiatement.
Sara Brylowski, gestionnaire d'actifs numériques, UCSC Silicon Valley
Avec la solution CatDV et Backblaze B2 maintenant en place, Brylowski libère activement de l'espace de stockage sur le serveur multimédia en catalogeant et en archivant le contenu des cours déjà terminés.
« À l'heure actuelle, notre Facilis est descendu à 100 To, et nous avons à peu près le même volume stocké dans Backblaze. Cela changera considérablement à mesure que nous catalogues un plus grand nombre de cours terminés et que nous déplacerons leurs fichiers de construction pour les archiver dans Backblaze B2.
En gérant le stockage plus efficacement, le Ministère n'aura pas à augmenter la capacité de son serveur multimédia à mesure que la production vidéo augmentera. Et contrairement à leur serveur multimédia, leurs archives Backblaze B2 peuvent croître indéfiniment.
Brian Botel, chef de la direction de Cutting Edge, a expliqué en outre : « Nous avons reconnu que l'UCSC avait besoin d'un flux de travail sophistiqué et fiable de gestion des actifs avec archivage en nuage à un prix compétitif. CatDV nous a permis d'orchestrer le mouvement des fichiers tout au long du cycle de vie complet de la création de contenu, du serveur multimédia Facilis à une archive en nuage Backblaze B2 qui peut évoluer de manière illimitée à la demande. »
Mais les avantages de Backblaze vont plus loin que l'optimisation de leur stockage et la protection de leurs données contre l'ingestion par le biais de l'archivage. Il a permis à UCSC de libérer les données de l'équipe vidéo de la solution de sauvegarde standard employée par le reste de l'organisation, ce qui a permis de réaliser des économies importantes sur le coût de leur stockage hors site. En plus des économies de coûts, les intégrations de CatDV et de Facilis avec Backblaze ont permis au personnel informatique interne d'être en grande partie libre avec les données vidéo.
« Auparavant, nous utilisions une solution globale pour sauvegarder nos données, mais notre trio actuel de solutions nous permet d'entrer avec un scalpel et de ne conserver que les objets que nous voulons sauvegarder », a expliqué Brylowski. Nous sommes en mesure de tout gérer au sein de notre équipe et de ne pas charger notre personnel informatique de gérer un flux de travail différent uniquement pour notre département. »
L'efficacité est devenue d'autant plus cruciale que le Ministère a élargi ses activités, passant des cours de scout de l'UC à la production de cours en ligne sélectionnés chaque trimestre pour d'autres parties de l'UCSC. En moins de deux ans, ils ont créé plus de 4 587 vidéos d'une durée de 7 à 18 minutes chacune, souvent avec des animations personnalisées créées en interne. La mise en place d'un flux de travail plus efficace a également ouvert la possibilité de créer des cours en ligne pour les groupes à l'extérieur du système de UC. Brylowski a expliqué : « Notre processus est très bien défini et nous sommes une équipe efficace. Il est logique d'offrir nos services à d'autres organisations. »
Mais la plus grande valeur du nouveau flux de travail est ce qu'ils n'ont pas à faire : s'inquiéter de savoir si leur contenu est protégé et facilement accessible. « Grâce à ce flux de travail, nous pouvons gérer notre contenu tout au long de son cycle de vie et en même temps disposer d'un stockage de sauvegarde fiable pour les éléments dont nous savons que nous allons vouloir à l'avenir », a déclaré Brylowski. Cela nous a permis de nous concentrer sur la création de vidéos, et non sur la gestion du stockage. »
[Backblaze] a permis à UCSC de libérer les données de l'équipe vidéo de la solution de sauvegarde standard employée par le reste de l'organisation, ce qui a permis de réaliser des économies importantes sur le coût de leur stockage hors site.
Cutting Edge, une division d'Alt Systems, est un intégrateur de systèmes multimédias qui fournit des solutions technologiques, des services professionnels et du soutien aux créateurs de contenu à l'échelle nationale. Avec des bureaux à San Francisco et à Los Angeles, les clients comprennent certaines des marques les plus reconnues dans les médias et le divertissement, des sociétés Fortune 500 et des organisations sportives de calibre mondial.
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